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【BUYMA(バイマ)】「秘書」というポジションを無くしました

更新日:

おはようございます。
フレンチドッグとアメリカンドックの違いが分からないななえです。

 

私の秘書さん

私には秘書さんというアカウント全般を見ていただいているアカウントマネージャーがいたんですが、『秘書』ではなく『問い合わせ担当』へと変わっていただきました。

彼女はもう2年ほど働いてくれています。
お母様が家業を営まれているとのことでそちらのお手伝いもしながらこちらのお手伝いもしていただいていたんですね。
ご自身でもYahoo!ショッピングに出店した経験があったり、周りのお知り合いにもネットビジネスをされている方が多いようで、こちらの仕事もちゃんとお仕事としてこなしていただいていました。
何でもそつなくこなしていただけるので作業の大半をお任せしていたんですが、もしこの方が辞めたら大変だな・・・と思うようになり(その時の記事はコチラ)、サブの秘書ということで他の方にも少しずつお仕事を覚えていただいていたんですね。

そして・・・来たんです。
秘書さんが秘書さんでいれなくなる時が。

秘書さんからの申し出

秘書さんは元々は外で働いていらっしゃったんですね。結婚を機に退職されてご主人も自営業だったこともあって、ご主人のお仕事のお手伝い+家業のお手伝い+私のお手伝いをされていたんです。
そして今回、元々働いていらした会社へ時々お手伝いに行くことになりました、と報告を受けました。

現在私のアカウントでは有在庫販売をしているんですね。
無在庫の時よりも販売商品のバリエーションが少なくなったこともあって、問い合わせ〜受注〜お取引完了までが早いのと作業自体が簡素化されているんです。
私が卸ってすごいって思うのは仕入値が抑えられることだけでなくて、作業量が減ったことでも感じています。

無在庫で販売している時は自分が見たことない商品が大半です。
そこで商品の詳細について質問がくるとブランドへ問い合わせしたりネット検索したりしていました。これって、問い合わせが増えるとその作業も比例して増えますよね。
受注した場合でも、お届けまでに2週間ほどかかるので『無事に買い付けましたメール』『日本へ発送されましたメール』『こちらに届きましたメール』でお客様に進捗状況を報告していたんです。
随時の連絡はしないバイヤーさんもいらっしゃるかもしれませんが、顔の見えないネットでのお買い物に不安を感じながらポチっとしてくださるお客様もいると思いますので私のアカウントではそのようにしてもらっていました。
この連絡も受注が増えれば増えるほど手間ですよね。

今でも無在庫販売も並行して継続していますが、有在庫販売に重きを置いてからは秘書さんにも余裕が出てきたように感じていました。
それが故、元の職場へのお手伝いも受けられたんだと思います。
彼女はこちらのお仕事を辞めるとは言わなかったんですね。そのつもりではなかったようでした。
昼休みと帰宅後は見れるから、それ以外の緊急の問い合わせだけ私もしくは他の方に対応してほしいとお願いがあったんです。

私は即答できませんでした。
「はい」とも「では辞めてください」とも言わなかったんです。

外注作業洗い出し

まず私は、作業を全て書き出しました。
外注化していることも自分でやっていることも、バイマもヤフショもネットショップも。
その結果「秘書・アカウントマネージャー」というポジションを無くすことに決めました。

サブ秘書さんに秘書さんの作業を同条件で全て受けてもらおうかとは思ったんですが、それではいつか辞めてしまうかもしれないという不安は解消されないので、全てを見直したんですね。

全ての作業に担当を決めて、その作業に対しての報酬額も決めて、利益額に対して1割という秘書報酬制度もやめました。

秘書さんは元の職場へのお手伝いが始まっても今までとおり秘書としてお手伝いされるつもりでいらしたようですが、体力的にも大変だと思うし、こちらの仕事への意識が今よりは落ちると思ったので、これからは夜間の問い合わせ担当を含む、今までの作業の3分の1を定額報酬でお願いしました。
サブ秘書さんには秘書さんがされていた作業の3分の1ほどを受け継いでいただきました。
残りの3分の1は?
後々サブ秘書さんにお願いするつもりでいるけど現時点では私が担当することにしたもの(一度にたくさんお願いするのは大変だと思ったから)、廃止にした作業もあります。
例えば、在庫の商品が売れた場合に発送担当の方へ『在庫分売れました』と連絡するという作業があったんですが、これは発送担当の方が1日1度でも管理表を見てもらえれば分かるので随時連絡することを止めました。

外注化を始めた頃に決めた作業分担を長らく続けていたけれど、その頃と仕入れ方も売り方も変えているのでそれに伴って省ける作業もあったんですね。
逆に追加された作業もありました。

外注体制を変えて

新しい体制になって1週間を過ぎましたが、仕事が増えたサブ秘書さんも頑張ってくれていて、秘書さんも夜間の問い合わせもしっかりやってくれていて、以前と変わらず回せています。
且つ、外注費が以前より抑えられそうです。

 

秘書さんから外に働きに行くことを聞いた時は少し焦りましたけど、うん、体制を見直すいい機会だったと思います(*´∀`*)




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