GoogleフォームでBUYMA（バイマ）外注化を加速させる方法

おはようございます。複数の外注さんと契約していますが、月末締めの翌月１日（早いでしょ笑）に報酬支払いをしているななえです(ﾉ´∀｀*)

私がお願いしている国内の外注さんは、
・アカウントマネージャー（秘書さん）
・出品担当
・梱包、発送担当
・問い合わせ担当
です。
アカウントマネージャーさん、問い合わせ担当さんは作業量に関わらず毎月一定の額をお渡ししているので計算することもありませんが、出品担当さんや発送担当さんの分は管理表のSUMページに自動表示される月毎の作業量（出品数や発送数）×単価でサクッと報酬計算できます(*´∀｀*)

海外外注さんには、
・在庫確認
・買い付け
・転送
をお願いしていますが、この業務はチャットワークで業務報告を受けているので管理表に数字が残りません。
以前は毎月１日になるとアカウントマネージャーさんがチャットワークから作業数を拾って計算してくださっていたんですね。
これ、とっても大変なんです。漏れも多く発生していて、時差のある海外外注さんとの確認のやりとりに時間がかかっていました。
めちゃくちゃタイムロス！

そこで海外外注さんには、
Googleフォームを使って業務報告をしていただくことで外注化を楽にしました＾＾
以前めっちゃ簡単にお話したんですが、今回は詳しく説明します(・∀・)

Googleフォームで外注化を加速させる

海外の外注さんに頼むことは
・在庫確認
・買い付け
・発送
が主ですよね。

在庫確認では、
・１つの商品に対しての在庫確認に対して何店舗に問い合わせしたのか
・電話なのか店舗へ行ったのか
・交通費が掛かるのか掛からないか
で報酬額が変わります。
その他の業務でも、外注さんがどのように作業されたのかはこちらでは分かりえません。

都度チャットワークでご報告いただくのもよかったのですが、
それでは報酬計算のときにチャットワーク内を探すのに時間もかかるし何より面倒です。

Googleフォームで業務報告をしていただくことで、
指定のGoogleスプレッドシートに報告内容がアップされ、
関数やフィルターを使って簡単に報酬計算ができます。

在庫確認・買い付け業務報告を受ける方法

Googleフォームで業務報告を受けるメリット

海外在住の担当さんとスムーズな会話のラリーができるのは時差の関係でほんの数時間になります。
そのほんの数時間を逃せば次の日に持ち越し。

「この在庫確認は何店舗に確認していただいたんでしょうか？」
この問いを一体何回投げてきたことか・・。
私は在庫確認の報酬は１店舗あたりで契約していますので、
何店舗に電話していただいたのか当人に聞くという作業が発生していました。
これを毎月アカウントマネージャーさんが確認してくれていたんですが、本当に大変なんです。

都度外注さんから業務内容報告を受けていればそんなお互いの煩わしさを解消できます。
時間も手間も省けるのです。

Googleフォームで業務報告を作る

※Googleアカウントが必要です。

「Googleフォームを使う」をクリック

「新しいフォームを作成」ー「空白」をクリック

こんな↓画面が出てきます

「無題のフォーム」と書いてあるところに適当なフォームの名前を書きます。
今回は「業務報告」と書いてみました。

報告項目を追加していきます。
まずは担当さんの名前を入力する項目。（１つのフォームを複数の海外担当さんに使って頂くので名前を入れる項目を入れました）
フォームの真ん中あたりにマウスを当てるとグレーの６つの点が現れるのでそれをクリックすると項目が開きます。
「無題の質問」に「担当者名」と入力
右側の「ラジオボタン」をクリックすると質問形式一覧が出るので「記述式」をクリック
必ず入力してほしい項目なので右下の「必須」をチェック

今作った項目の右側にある「＋」の「質問を追加」をクリックして次の項目を設定していきます。

次に作業日を入力する項目。
「質問」に「作業日」と入力
右側の「ラジオボタン」をクリックして「日付」をクリック
これも必ず入力してほしい項目なので右下の「必須」をチェック

他に必要な質問を追加してください。
私は、「対応ブランド」「作業内容」「上記に対する報酬額」をいう質問を入れています。
「作業内容」はプルダウン式で、他は「記述式」で作っています。

右上のパレットの絵をクリックするとフォームのカラーを変更したり、イラストが入れることができます♡

仕上がったら右上の「送信」をクリック
↓のような画面になります。リンクマークをクリックするとフォームのURLが表示されます。

「URLを短縮」をクリックすると短いURLに変わりますので、そのURLを海外外注さんにお渡しします。
スマホからも入力できるのでブックマークしてもらうといいですね(ﾉ´∀｀*)

入力してもらった業務報告はどこに届くの？

スプレッドシートに届くように設定しましょう。

さきほど作ったフォームの上の「回答」をクリック
右側にあるグレーの３つの点をクリックするー「回答先を選択」

「新しいスプレッドシートを作成」ー右上の「作成」、または「既存のスプレッドシートを選択」ー「選択」をクリック

こんな感じで報告が上がってきますよ↓

私は報酬計算をアカウントマネージャーさんにしていただいているので、管理表に報告が届くようにしています。
いつも外注さんに見ていただいている管理表にまとめた方が外注化がスムーズです。
”名前別”や”日付別”でフィルターを掛けたらすぐに報酬額が計算できるのでとっても便利ですよ(ﾉ´∀｀*)
ぜひぜひ使ってみてくださいね♪

更に外注さんが使いやすくする設定はコチラ